Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Uluslararası Pickleball Federasyonu Türkiye Temsilciliği olarak kurulduğumuz günden beri büyük önem verdiğimiz Kişisel Verilerin Korunması ile ilgili olarak çalışmalarımızı, "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)" ile paralel bir yaklaşımla yürütmeye devam ediyoruz. Bu kapsamda hem kanunda ifade edilen bazı terimler hem de yükümlülüklerimizi yerine getirmek üzere veri işleme süreçlerimiz hakkında bilgilendirmeler aşağıda sunulmuştur.

KVKK Nedir?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) 24.03.2016 'da Türkiye Büyük Millet Meclisi'nde kabul edilmiş ve 07.04.2016 tarihli ve 29677sayılı Resmî Gazete'de yayınlanarak yürürlüğe girmiştir.

Kanun, kişisel verilerin gizliliğinin sağlanması, korunması ve izinsiz kullanımının önüne geçilmesi gibi temel amaçlar çerçevesinde tümleri işleyen kişi ve kurumların uyumluluğunu esas almıştır. Firmamız da tüm kuruluşlar gibi bu Kanuna uymakla yükümlüdür ve Firmamızın tüm süreçlerinde işlenen kişisel veriler bu kapsamdadır.

 Kişisel Veri Nedir?

Kişiyi doğrudan veya dolaylı olarak belirlenebilir kılan veya veri kümeleri kişisel veri olarak kabul edilir. İsim, Soyad, TC Kimlik Numarası, Doğum Yeri/Tarihi, Cinsiyet, Telefon Numarası, Eğitimi, Özgeçmiş, Fotoğraf, kişiye ait veya kişi adına oluşturulmuş tanımlayıcı bilgiler örnek olarak verilebilir.

Veri İşleme Nedir?

Kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem “veri işleme" olarak kabul edilmektedir. Dolayısıyla, verilerin arşivlenmesi, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, analiz edilmesi ve sınıflandırılması veri işleme kapsamına girer.

İlgili Kişi / Veri Sahibi Kimdir?

Kanunda ve kurumsal politikalarımızda sıkça geçen ifadelerden biri "ilgili kişi" ya da "veri sahibi"dir. Kişisel verisi işlenen gerçek kişileri ifade eder.

Veri Sorumlusu Kimdir?

Veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir. Bu noktada Uluslararası Pickleball Federasyonu Türkiye Temsilciliği; kursiyerlerimiz, ziyaretçilerimiz ve çalışanlarımızın verileri bakımından Veri Sorumlusu olmaktadır.

Veri İşleyen Kimdir?

Veri işleyen, veri sorumlusu adına verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerdir. Bu kişiler, veri sorumlusunun kişisel veri işlemek üzere yetkilendirdiği ayrı bir gerçek veya tüzel kişi de olabilir.

Veri İşleme Şartları

Tüm veri sorumluları ancak aşağıdaki şartlar oluştuğunda veya ilgili kişi açık rıza verdiğinde veri işleme hakkına sahiptir:

 Kanunlarda açıkça öngörülmesi

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması,

Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi,

İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

Veri sorumlusunun meşru menfaati.

Veri Sahibi Taleplerinin Karşılanması

 KVKK, ilgili kişilere hangi kişisel verilerinin hangi süreçlerde işlendiğine ve bu verilerin mevcut durumlarına ilişkin talepte bulunma hakkı vermektedir. Uluslararası Pickleball Federasyonu Türkiye Temsilciliği olarak biz de veri sahiplerinden gelen talepleri 30 gün içerisinde cevaplamakla yükümlüyüz.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun “Veri Sorumlusuna Başvuruyu düzenleyen 13. maddesi uyarınca, ilgili kişi/veri sahibinin Kanun’un uygulanmasına ilişkin taleplerini yazılı olarak veri sorumlusuna iletmesi gerekmektedir. Bu nedenle talebinizin değerlendirilebilmesi için Uluslararası Pickleball Federasyonu Türkiye Temsilciliği’ ne başvurmanız veya en hızlı ulaşabileceğimiz direkt kanalımızdan yazılı başvuru iletmeniz gerekmektedir.

Veri sorumlusu olan veya veri işleyen kurum ve kişiler, Kanun tarafından, işledikleri kişisel veriler hakkında veri sahiplerini aydınlatmakla yükümlü kılınmıştır.

Uluslararası Pickleball Federasyonu Türkiye Temsilciliği olarak işlediğimiz kişisel verilere dair aydınlatma metnimiz aşağıda sunulmaktadır.

Bu politikanın amacı, Uluslararası Pickleball Federasyonu Türkiye Temsilciliği’ nin KVKK Veri Sorumlusu sıfatıyla hukuka uygun bir biçimde yürüttüğü Kişisel Verileri İşleme faaliyetleri ve ilgili sistemler konusunda açıklamada bulunarak; İlgili Kişileri bilgilendirmek ve böylece Kişisel Veriler hususunda şeffaflık sağlamaktır. Bu bağlamda, Temsilciliğimiz KVKK kapsamında Kişisel Verileri işleme faaliyetlerini, Kişisel Verileri İşlemeye konu ilgili kişilerin haklarını işbu Politika ‘da detaylandırarak açıklamış bulunmaktadır.

Politika kapsamındaki hususlar ile ilgili olarak düzenli yapılacak kontrol ve takip işlemleri, Temsilciliğimiz tarafından oluşturulacak performans takip ve izleme kriterlerine göre gerçekleştirilecektir.

Temsilciliğimiz, KVKK 4. maddesinin 2. fıkrası uyarınca ve işbu politikanın 'Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları' bölümünde belirtilen amaçlar kapsamında, Kişisel Verilerin işlenmesine ilişkin aşağıdaki ilkeleri benimser;

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,

Doğru ve gerektiğinde güncel olma,

Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,

İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,

İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

1. TEMSİLCİLİĞİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN VERİLER

Kişisel Veriler, firmamız bünyesinde ilgili kişilerden alınan açık rıza aracılığıyla veya KHK’nın 5. ve 6. maddelerince bu veriler ancak işbu Politikanın 'Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları' bölümünde belirtilen amaçlar çerçevesinde işlem görmektedir. Firmamız ile İlgili Kişi arasındaki ilişkinin türüne ve niteliğine, kullanılan iletişim kanalına ve Kişisel Verileri İşleme amacına bağlı olarak çeşitlenen ve farklılaşan ve işbu Politikadaki ilkelere uyumlu bir şekilde işlenen Kişisel Veri kategorileri genel olarak aşağıdaki gibidir:

• Kamera kontrol iznini,
• Özgeçmiş Bilgisini (CV)
• T.C. kimlik numarasını,
• Cep telefon numarasını,
• E-mail adresini,
• Adres bilgilerini,
• Aile bilgisini,
• Eğitim durumunu,
• Banka hesap numaralarını 
• Fotoğrafını,
• Bu veriler, Kişisel Veri Envanteri aracılığıyla Verbis üzerin tanımlanmaktadır.

1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

 Kişisel Veriler, Temsilciliğimiz tarafından aşağıda örneklenen amaçlar kapsamında işlenebilmekte olup, bu amaçların ve ilgili yasal sürelerin öngördüğü müddetçe saklanabilmektedir;

 Temsilciliğimiz yılık faaliyetlerinin eksiksiz olarak sürdürülmesi,

Yasal ve idari yükümlülükler kapsamında faaliyetlerin yürütülmesi,

Sözleşmelerin müzakeresi, oluşturulması ve ifası,

Talep ve sorular kapsamında İlgili Kişiye desteğin sağlanması,

Temsilciliğimizin risk kriterlerine uygun olarak yürüttüğü risk analizi çalışmaları,

Kursiyer ve Müşterilerin ihtiyaçlarına yönelik geliştirmeler yapılabilmesi,

Aday değerlendirme ve işe alım süreçlerinin yürütülmesi

Temsilciliğimizin insan kaynakları yönetiminin yapılması,

Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

Temsilciliğimizin ve iştiraklerinin, iş ortaklıklarının yürütülmesi amaçlarıyla ticari faaliyetlerin yürütülmesi,

Bu amaçlar, Kişisel Veri Envanteri aracılığıyla Verbis üzerinde detaylandırılmaktadır.

1. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Temsilciliğimiz, işbu Politikanın 'Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları' bölümünde örneklendirilen amaçlar çerçevesinde ve KVKK'nın 8 ve 9. maddeleri uyarınca iştirak, tedarikçi ve iş ortaklarına veri aktarımı yapmaktadır ve Kişisel Veriler bu kapsamda kullanılan sunucu ve elektronik ortamlarda işlenerek saklanabilmektedir.

1. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI

Temsilciliğimizin tarafından işbu Politikanın 'Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları' bölümünde örneklendirilen amaçların karşılanması için KVKK'nın 5 ve 6'ncı maddelerinde öngörüler şartlar çerçevesinde direkt olarak çalışanlar ve müşterilerden, tedarikçilerden, iş ortaklarından, iştiraklerden ve diğer fiziki ortamlardan Kişisel Veri edinilebileceği gibi, internet siteleri, mobil uygulamalar, sosyal medya ve diğer kamuya açık mecralar veya düzenlenen eğitimler, organizasyonlar ve benzeri etkinlikler aracılığı ile de Kişisel Veri toplayabilmektedir.

1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ

Kişisel Veriler Temsilciliğimizin bünyesinde, ilgili yasal saklama süreleri müddetince veya bu verilerle ilişkili faaliyetlerin ve işbu Politika'da da belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli süre boyunca saklanmaktadır. Kullanım amacı sonlanan veya yasal saklama süresi sona eren Kişisel Veriler ise, Veri Saklama ve İmha Politikası'na uygun olarak imha edilmektedir.

1. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

 Temsilciliğimizin, Kişisel Verilerin gizliliğini ve güvenliğini korumaya önem verir. Bu doğrultuda, Kişisel Verileri yetkisiz erişim, zarar, kayıp veya ifşaya karşı korumak için gerekli teknik ve idari güvenlik önlemleri alınır. Bu doğrultuda gerekli sistemsel erişim kontrolleri, veri erişim kontrolleri, güvenli transfer kontrolleri, iş sürekliliği kontrolleri ve diğer gerekli kurumsal kontroller uygulanır.